MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

1. Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.
Keberhasilan dan kegagalan dalam memanajemen proyek dapat dilihat dari berbagai faktor – faktor penting yang dapat merubah manajemen proyek itu sendiri, faktor – faktor tersebut adalah sebagai berikut :
1. Adanya pengaruh terhadap aspek proyek
2. Karakteristik proyek
3. Jenis proyek yang akan dibangun
4. Adanya ide – ide yang unik yang dapat merubah proyek
5. Adanya dimensi ukuran organisasi
6. Adanya Critical Success Factors
7. Adanya Tantangan dalam lingkungan antar proyek.

2. Aspek Pendukung Managemen Proyek Sistem Informasi
a. Perencanaan organisasi, yang meliputi kegiatan mengidentifikasi, menetapkan, dan mendokumentasikan peran/tugas proyek, dan tanggung jawab.
b. Penambahan Staff, yang meliputi kegiatan memperoleh personil yang diperlukan untuk diberikan tugas dan bekerja atas proyek.
c. Pengembangan Team, yang meliputi kegiatan membangun kemampuan pada individual dan kelompok untuk meningkatkan tujuan/hasil dari proyek.

Manajer Proyek adalah Seseorang yang sudah Profesional berpengalaman yang bertanggung  jawab merencanakan, memonitor, dan mengontrol  proyek dengan memperhatikan jadwal, anggaran, produk jadi, kepuasan pelanggan, standard tekhnis  dan kualitas sistem.
Seorang manager proyek harus meiliki sifat tanggung jawab yang besar terhadap proyek yang dikelolanya. Berikut Tanggnug jawab seorang manager proyek :
1. Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaaan, penjadwalan dana pengangaran.
2. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya.
3. Memonitor status proyek.
4. Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.
5. Titik temu dari para konstituen: subtraktor, user, konsultan, top management.
6. Menyelesaikan konflik yang terjadi di dalam proyek.
Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumber daya bila tujuan tidak tercapai.



3. Pengertian Organisasi
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Sedangkan Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan.



3.1.    Jenis-Jenis Organisasi
1. Organisasi Fungsional
Adalah suatu organisasi dimana proyek merupakan bagian dari organisasi fungsional yg dipimpin oleh manajer lini. Jadi semua kegiatan proyek dilakukan mengikuti jalur fungsional. Salah satu ciri dari organisasi fungsional ini adalah tenaga-tenaga yang mempunyai kegiatan yang sama dikumpulkan dalam, satu bagian.
2. Organisasi Gugus Tugas / Proyek Murni
Adalah bentuk lain dari organisasi proyek dengan proyek terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yg terpisah, dan lkatan dengan induknya hanya berupa laporan kemajuan / kegagalan proyek secara periodik.
3. Organisasi Matriks
Adalah organisasi proyek murni yg melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk. Merupakan kombinasi antara organisasi proyek murni dan organisasi fungsional
4. Organisasi Koordinator
Bentuk ini lebih maju dari pada organisasi fungsional karena ditunjuknya seorang koordinator yg bertugas secara menyeluruh mengurus proyek.
Koordinator proyek tidak hanya melapor kepada manajer lini tapi dapat pula melapor ke pucuk pimpinan perusahaan jika proyek tsb adalah proyek penting.
Koordinator berfungsi sebagai anggota staf dari manajer lini dan melaksanakan kepemimpinannya atas proyek dengan prosedur yg telah digariskan dan bukan wewenang seperti yg dimiliki manajer lini.
5. Organisasi Multi Proyek
Organisasi ini diadakan bila persahaan mempnyai lebih dari satu proyek atau multi proyek. Organisasi ini biasanya digunakan pada persahaan enginering konstruksi yang besar. Diindikasikan dengan adanya koordinator pelaksana proyek-proyek karena perusahaan menghadapi banyak proyek.

3.2.    Ciri-Ciri Organisasi Yang Tidak Baik
Adapun Ciri-ciri Organisasi yang tidak baik adalah sebagai berikut :
1. Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik.
2. Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan.
3. Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.
 
 
3.3.    Tahapan Menentukan Prioritas
Sebelum melaksanakan proyek sebaiknya diadakan proses penentuan prioritas, proyek mana yang harus dilaksanakan terlebih dahulu. Faktor-faktor yang mempengaruhi penentuan prioritas:
1. Besarnya keuntungan finansial proyek
2. Adanya komitmen penyelesaian proyek secara khusus ( denda, ganti rugi, bonus )
3. Kesempatan mendapatkan teknologi baru
4. Mendapat daerah pemasaran baru

4. Pemilihan dan Persetujuan Pemilihan Proyek ( Project Selection And Approval )
Proses Pemilihan Proyek dapat dilihat dari beberapa Faktor, Antara lain Sebagai berikut :
1. Faktor Pengukuran pada Efek Proyek, meliputi :
a. Faktor tidak berwujud/terukur
b. Menyembunyikan hasil
c. Perubahan alami pada teknologi informasi
2. Praktis Pemilihan, meliputi :
a. Payback (Pengembalian)
b. Discounted cash flow
c. Cost/benefit analysis (Analisis biaya dan keuntungan)
3. Merancang Motivasi Sistem Informasi, meliputi :
a. Biaya cutting dan avoidance
b. Pendapatan Maintenance/Enhancment
c. Memasuki pasar baru
d. Perolehan penguasaan pasar
4. Jenis Keuntungan, Yaitu meliputi :
a. Keuntungan berwujud  (Tangible benefits)
1.  Pengurangan-pengurangan biaya operasi
2.  Pengurangan kesalahan-kesalahan proses
3.  Pengurangan biaya telekomunikasi
4.  Peningkatan penjualan
5.  Pengurangan biaya persediaan
6.  Pengurangan kredit tak tertagih
b. Keuntungan tak berwujud (Intangible benefits)
1. Peningkatan pelayanan lebih baik kepada pelanggan
2. Peningkatan kepuasan kerja personil
3. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik


5.   Pengertian Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan merupakan Suatu pendekatan meliputi sebuah analisis menyeluruh dari kebutuhan informasi user akan system design. Ada 5 kegiatan analsis kebutuhan :
1. Bekerja sama dengan user untuk mengembangkan pemahaman akan kebutuhan informasi organisasi(kebutuhan bisnis)
2. Mengembangkan tujuan sistem informasi
3. Merancang dan mengevaluasi alternatif SI
4. Mengkomunikasikan hasil analisis untuk ahli dan pengguna  Melaksanakan kegiatan sistem audit.

5.1.    Cara mengindentifikasi dan menganalisa resiko
Berikut ini merupakan cara untuk mengidentifikasi dan menganalisa resiko agar seorang manager dapat menghindari tingkat kesalahan dalam sebuah proyek antara lain sebagai berikut :
1. Risk Indentification yang berfokus pada indentifikasi dan menentukan element proyek, tujuan proyek, dan resikonya
2. Risk Analysis yaitu aktivitas mengubah data yang didapatkan dari risk indentification untuk membantu pemahaman resiko proyek
3.  Risk Control yaitu aktivitas mengukur dan menerapkan kontrol untuk mengurangi dan mencegah efek dari resiko element – element
4. Risk Reporting yaitu mengkomunikasikan resiko yang teridentifikasi untuk tujuan diskusi dan evaluasi.
Ada 2 jenis kegagalan dalam sistem :
1. Negative Disaster yang datang dari keputusan pengganti kebijakan, dimana proyek dimodifikasi, ditinggalkan, dsb setelah ditetapkan sumber daya untuk proyek tersebut.
Positive Disaster yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan ketidakpastian, contoh sistem yang diterapkan meski mendapat banyak kritik dan disangka suatu kesalahan jika proyek dilakukan.

6. Gambaran model analisa dan desain sistem
Ada beberapa jenis pengembangan system yang dapat dijadikan acuan bagi seorang peneliti dalam melakukan proses perancangan proyek system yaitu sebagai berikut :
1. Metode Waterfall
Dalam metode waterfall, kegiatan analisa pengembangan sistem beradasarkan model “Top Down” yaitu diawalai dengan tahap perencanaan, analisa sistem, desain sistem, implementasi, serta penerapan dan pemeliharaan sistem.
Keunggulan menggunakan Metode waterfall
a. Mudah aplikasikan.
b. Memberikan template tentang metode analisis, desain, pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan.
Kelemahan dari metode waterfall adalah sebagai berikut :
a. Perubahan yang diragukan pada saat proyek berjalan.
b. Sulit untuk megakomodasi ketidakpastian pada saat awal proyek.
c. Harus mengulang sistem dari awal.
d. Penggunaan waktu tidak efesien

2. Prototipe
Prototipe sangat berguna dan dapat mendorong kearah pengertian yang lebih besar dan definisi dari syarat suatu projek. Berikut gambaran tentang prototype :

Gambar 1.0 Prototipe Jenis I


Gambar 2.0 Prototipe Jenis II

3. Spiral
Merupakan metode analisa dan desain sistem dimana proses perangkat lunak sebagai serangkaian kegiatan dengan penelusuran ke belakang dari satu kegiatan ke lainnya. Setiap untai pada spiral dibagi menjadi empat sektor :
1. Penentuan tujuan.
2. Penilaian dan pengurangan risiko.
3. Pengembangan dan validasi.
4. Perencanaan.
Berikut Gambaran tentang metode spiral :


4. Rapid prototyping
Menggunakan umpan balik dari users dalam kesesuaian terhadap kebutuhan. Model ini terdiri dari:
1. Analisis masalah
2. Deskripsi kebutuhan
3. Spesifikasi kebutuhan
4. Rancangan / implementasi prototype
5. Evaluasi prototype
6. Spesifikasi formal untuk rancangan sistem
6.1.   Tipe-tipe proyek sistem informasi:
• Proyek maintenance
• Proyek konversi
• Sistem baru
6.2.    Pendekatan pengembangan sistem:
• Spesifikasi
• Desain
• Kode (atau akuisisi)
• Konversi data
• Pengujian
• Implementasi

7. Estimasi ( Estimation Project )
Estimasi adalah ekspresi suatu opini atau perkiraan tentang kemungkinan biaya yang akan digunakan pada aktivitas konstruksi,  umumnya didasarkan pada beberapa data yang sesuai dengan kenyataan dan dapat diterima,  atau juga disebut ramalan ilmiah atau perkiraan biaya atas proyek yang akan dibangun.
Estimasi dibagi menjadi 2 jenis menurut Hardie (1987), yaitu :
1. Estimasi Perkiraan, yaitu perencanaan untuk memperkirakan seberapa besar investasi yang harus ditanam pada suatu proyek.
2. Estimasi detail, yaitu biasanya dibuat oleh kontraktor ataupun subkontraktor dalam menentukan biaya pelaksanaan.
Jenis – Jenis Perangkat Lunak metode Estimasi, yaitu :
1. Lines of code (LOC)
2. Function Point Analysis
3. Constructive Cost Model (COCOMOs)
Teknik – teknik dalam melakukan Estimasi/Perkiraan Biaya, antara lain sebagai berikut :
1. Memilih Tim Estimasi
2. Kickoff Meeting
3. Individual Preparation
4. Estimation Session
5. Review

Tujuan Materi  :
Tujuan Materi diatas adalah sebagai berikut :
1. Sebagai pedoman dalam proses dan tahapan memanajemen suatu proyek, agar seorang manajemen mengetahui dan dapat mengantisipasi terjadinya berbagai macam maslah dalam memulai/membangun sebuah proyek.
2. Memungkinkan seorang manajemen untuk menghitung kemungkinan biaya/estimasi yang dibutuhkan dalam membangun sebuah proyek.
3. Manajemen proyek dalam perusahaan memiliki kriteria organisasi yang baik untuk mnegedepankan prioritas dari sebuah proyek.

klik disini untuk mendowload filenya.....